欺诈和举报人政策

Purpose:

哈德逊山谷社区学院(HVCC)致力于合法和道德的行为，并期望学院社区的成员(其中包括, 但不仅限于学生, faculty, staff, Trustees, etc.)遵守学院的所有政策和所有适用的法律, 规章制度. 本政策的目的是通过鼓励所有个人真诚地报告学院的欺诈或其他不正当活动，来阻止和发现欺诈或其他不正当活动. 该政策建立了一个保密的沟通渠道，个人可以通过该渠道报告他们有理由认为是欺诈或其他不正常的活动.

定义:

诚信披露- 向直接主管披露欺诈或不诚实行为, 行政副总裁兼首席财务官或通过欺诈热线电子邮件, (FraudHotline@xiaoren19.com)，并诚实地相信披露资料所载指控的真实性. 披露所载的指控并不需要最终证明是真实的，以显示诚意.

欺诈或不正常的活动- (1)涉及挪用资产的活动.e. theft) or obtaining an unauthorized benefit; (2) are in violation of or non-compliant with any HVCC policy, or New York State or federal laws or 规定; or (3) are financially wasteful; (4) are an indication of gross misconduct or incompetency; or (5) are an unethical, improper, 或者不诚实的行为.

示例包括但不限于以下内容:

  • 盗窃任何HVCC财产, 资源或资产, including, 但不限于, money, 有形资产, 商业秘密或知识产权;
  • 侵占、误用、破坏、转移、隐匿高压通信设备财产的;
  • 非法使用电脑系统，包括黑客攻击和盗版软件;
  • 未经授权披露机密或专有信息;
  • 未经授权披露学生教育记录, 个人信息, 或医疗信息;
  • 授权或接受未工作时数或未享受适当和可用假期的补偿;
  • 虚假或以其他方式具有欺骗性的财务报告;
  • 违反任何法律、法规、规章、政策等.
  • 信用卡和差旅费用欺诈;
  • 使用员工执行个人差事、服务或任务;
  • 伪造或者擅自涂改、变造文件的;
  • 学生、员工、供应商或其他与HVCC相关的人的虚假声明;
  • 贿赂、回扣、串通投标和利益冲突;
  • 对公众健康或安全构成实质性和特定危险的;
  • 记录销毁不当;
  • 隐瞒上述任何一项的.

报复- - - - - - HVCC或为HVCC工作或代表HVCC工作的任何个人采取的任何不利行动, 回应举报人善意披露欺诈或不诚实行为，或回应任何员工善意参与本政策项下的调查.

告密者, 举报人是指举报他们有理由认为是欺诈或不正常的活动的个人, 定义如下, 通过本政策中规定的方式. The whistleblower is not responsible for investigating the reported activity or for determining fault or corrective measures; appropriate management officials are charged with these responsibilities.

政策执行和监督:

学院校长任命行政副校长兼首席财务官 & CFO), 或以这种身份行事的人, 作为涉嫌或发现欺诈和违规行为必须向其报告的个人, 谁负责本政策的实施和本程序的管理.

举报舞弊及违规行为的程序:

知晓HVCC员工或董事会成员或官员的欺诈或不正当活动的个人 must 报告如下. 知道或合理地应该知道欺诈或不正常活动已经发生或正在发生，但未报告的个人可能被视为欺诈或不正常活动的从犯. 请注意，HVCC学生或员工故意提交虚假报告, 或者有理由知道报告是假的人, 可能会受到纪律处分, 包括解雇或开除. Every effort will be made to maintain confidentiality of the reporter throughout the investigation 在法律允许的范围内; however, 不能保证.

希望举报欺诈或不诚实行为的个人可以采取以下任何一种或全部选择:

  1. email FraudHotline@xiaoren19.com; or
  2. 向VPA报告 & CFO; or
  3. 员工可以向他们的主管报告可疑的非法或不诚实的活动，他们的主管将向VPA报告 & CFO.

个人可以选择提供联系信息或匿名报告信息. 提供联系信息将使审稿人能够联系个人以澄清所提供的信息. 在某些情况下，匿名可能会限制学院可以进行的调查数量. 至少, reports should include key information such as a description of the incident; individual(s) involved; and financial loss, if any.

当请求, HVCC将尽一切努力保密处理收到的所有信息, 在法律允许的范围内. However, 为了进行彻底的调查，举报人的身份可能必须公开, 遵守法律或者为被告提供合法的辩护权.

审查发现或怀疑的不当行为的程序:

  1. 最初的摄入量: 每份欺诈事件报告(FIR), 以及通过电子邮件(或其他方式)收到的任何相关通信, 将由HVCC欺诈委员会(委员会)审核. 委员会由VPA协调 & 首席财务官，包括来自HVCC几个部门的代表.
  2. 各办事处在委员会的具体作用如下:
    1. 行政副总裁兼首席财务官: 学院行政副总裁兼首席财务官(VPA) & CFO), chairs the Committee; coordinates overall case screening and management; provides reports to the President concerning the status of the committee’s work; and consults with the College Attorney as needed.
    2. 审计: 主计长也将提供有关财务事项的专门知识, 包括会计和行政控制, 并与学院的审计事务所协商，协调任何审计工作.
    3. 人力资源总监: 人力资源主任就有关集体谈判协议可能适用于每一案件的各种责任和义务提供技术专门知识. 该职位将提供有关与谈判单位员工及其代表就纪律处分等事项进行互动的信息, 审讯, 以及纪律通知.
    4. 公共安全处处长: 公共安全主任利用其对保安人员的监督以及与当地警方的关系，协助欺诈调查, 其他执法机构, 和商家收集相关信息. 公共安全署长亦会提供建议的刑事调查程序及, 在必要的时候, 获得外部执法机构的协助.
  3. 委员会将审查每一宗案件，以决定应采取何种行动. These actions may include: (1) review of the report to determine if the allegations are sufficient to merit further investigation; (2) conduct an investigation and refer the matter to law enforcement, if appropriate; (3) dismiss the matter for lack of merit; (4) refer the matter to the President with a recommendation for disciplinary and/or remedial action.
  4. 审查程序: 审查的目的是核实报告中提供的资料, 确定责任, 识别改进机会, 并确定此事是否需要向适当的执法机构报告. 审查过程可能包括与投诉者面谈(除非投诉者选择匿名)。, 学院官员及职员, 和其他人, 适当的; reviewing documentation submitted with the complaint; obtaining and reviewing other relevant documentation; and reviewing applicable laws, rules, 规定, 和政策.
  5. 解决方法: 审查完成后, 将决定审查是否产生了足够的证据，表明发生了欺诈或违规行为. 如果有足够的证据证明已经发生了欺诈或违规行为, 结果将报告给纽约州立大学(SUNY)系统管理局的大学审计办公室，并可能转交给执法部门, 适当的, 以及任何合适的监管机构. 纪律程序, if any, 是由总统发起的, 与人力资源厅协商. 除了, 任何与政策相关的改进机会,程序, 或在审查期间确定的控制活动将与适当的校园官员共享. 委员会将在收到后90天内解决问题, 如果不能这样做, 应向主席报告他们无法在该时限内解决问题的原因.

The VPA & 首席财务官将定期向学院院长报告收到的报告的数量和类型, 任何调查的结果, 以及对那些导致欺诈或违规行为的事件的描述, 以及对实践改进的建议和计划.

禁止报复:

合法举报涉嫌欺诈或不正当活动的雇员或其他人(i.e. 举报人)或参与任何调查的人都不会被解雇, demoted, suspended, 威胁, harassed, 歧视, 或者忍受其他报复, 由于作出诚信举报或参与任何调查的结果.

任何认为自己受到报复的举报人都应联系行政副总裁和首席财务官. 请注意，举报人获得保护免遭报复的权利不包括对举报人个人可能参与欺诈或不正当活动的豁免.

其他政策和议定书所涵盖的活动:

我们将继续根据适用的学术和人力资源政策以及集体谈判协议，审查个别员工对雇佣条款和条件的不满和投诉.

关于非法骚扰和种族歧视的投诉, color, 国家的起源, religion, age, sex, 性取向, 性别认同或表达, 残疾, 退伍军人或婚姻状况或其他受保护的特征应报告给指定的合规官员，并按照适用的投诉程序处理.